5S Là Gì? Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Hệ Thống 5s

Hệ thống 5s giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và tuân thủ tiêu chuẩn để cải thiện an toàn và năng suất. Mặc dù hệ thống này được áp dụng rộng rãi trong các ngành sản xuất, công nghiệp và lắp ráp nhưng cũng có thể áp dụng vào các lĩnh vực khác, chẳng hạn như quản lý công cụ và thiết bị.

Vậy hệ thống 5s là gì?

Sử dụng hệ thống 5s đem lại lợi ích gì?

Hãy cùng tôi tìm hiểu cách thức mà nó hoạt động cũng như hiểu hơn về hệ thống 5s thông qua bài viết dưới đây nhé.

Hệ Thống 5S Là Gì?

Hệ thống 5S là sắp xếp không để công việc có thể được thực hiện một cách tốt nhất, hiệu quả và an toàn. Hệ thống này tập trung vào việc đặt dụng cụ làm việc vào đúng vị trí của nó và giữ cho nơi làm việc ngăn nắp, sạch sẽ. 

Giúp mọi người thực hiện công việc dễ dàng hơn mà không lãng phí thời gian và giảm thiểu những tai nạn không đáng có.

Lịch Sử Hình Thành Nên Hệ Thống 5S

Hệ thống 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản. Ban đầu, hệ thống 5s được áp dụng trong các nhà máy sản xuất ô tô của hãng Toyota vào những năm một 1960. Taiichi Ohno, người đã phát triển phương Lean Manufacturing tại Toyota, đã giới thiệu hệ thống 5S như một phần của phương pháp Lean Manufacturing với mục đích tăng năng xuất, cải thiện chất lượng và giảm lãng phí.

Từ đó, hệ thống 5S đã trở nên phổ biến ở Nhật Bản và được áp dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp khác như chế biến thực phẩm, dược phẩm, chế tạo máy móc,…

Trong những năm 1980 và 1990, các công ty Nhật Bản mở rộng quy mô sản xuất và mở rộng thị trường quốc tế, đã giới thiệu về hệ thống 5S đến các nước khác. Trong thời gian này, hệ thống 5S đã được phổ biến rộng rãi ở các nước Châu Âu, Châu Á và Bắc Mỹ.

Năm 1998 , tổ chức Tiêu Chuẩn Quốc Tế (ISO) đã phát hành tiêu chuẩn ISO 14001 về quản lý môi trường, trong đó có đề cập đến việc áp dụng phương pháp 5S.  Từ đó, hệ thống 5S trở thành một phương pháp quản lý phổ biến trong các công ty trên toàn cầu, đặc biệt là các ngành liên quan đến quản lý môi trường.

Mục Đích Của Hệ Thống 5S

Hệ thống 5S với phương châm tập trung vào môi trường làm việc, mối liên hệ giữa nhân viên và mọi thứ trong môi trường đó nhằm mục đích:

• 5S khuyến khích cải tiến tinh thần liên tục của mỗi nhân viên từ những thứ nhỏ nhất trong công việc. Điều này nhằm nâng cao trách nhiệm và gia tăng hiệu quả đầu ra trong quá trình xây dựng một tổ chức có trật tự.
• Hệ thống 5S giúp xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng để nhân viên có thể làm việc trong một không gian thuận tiện, an toàn và tăng tính tự giác của mỗi cá nhân. Thói quen tốt sẽ được hình thành qua việc sắp xếp vật dụng đúng chỗ, giữ góc làm việc luôn sạch sẽ và thực hiện một cách thường xuyên để giảm thiểu lãng phí.
• Hệ thống 5S phát huy các cấp lãnh đạo quản lý trong việc lên kế hoạch và triển khai quy trình thực tế, việc xây dựng nền tảng này giúp vận dụng cải tiến vào hoạt động kinh doanh, sản xuất và làm nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
• Hệ thống 5S cũng nhằm nâng cao sự thấu hiểu, hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên, các cấp quản lý. Tăng cường tinh thần làm việc đội nhóm, tạo nên một môi trường làm việc mà ở đó mọi người luôn san sẻ, giúp đỡ, gắn kết với nhau.

Việc áp dụng hệ thống 5S để quản lý công cụ và thiết bị đem lại nhiều lợi ích, bao gồm:

Lợi ích đối với doanh nghiệp

• Tăng năng suất và hiệu quả: Môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp, có tổ chức sẽ giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm những vật dụng cần sử dụng cho công việc. Từ đó giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tăng năng suất công việc.

• Giảm chi phí: Áp dụng hệ thống 5S giúp giảm thiểu những lãng phí, giảm chi phí sản xuất và vận hành doanh nghiệp. Ví dụ như việc sắp xếp vật dụng, thiết bị gọn gàng sẽ giúp chúng bền hơn, tránh được tình trạng hư hỏng không đáng có và phải thay mới.

• Tăng tính cạnh tranh: Một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, có tổ chức giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt đối với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp. Từ đó, gia tăng tính cạnh tranh và giữ chân được khách hàng của mình.

• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Hệ thống 5S giúp tăng tính chính xác, độ tin cậy và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp.

• Cải thiện an toàn: khi công cụ và thiết bị dễ tìm và sử dụng, không còn đồ vật lộn xộn khiến chúng ta vô tình bị vấp ngã hay những tai nạn không đáng có. Môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng sẽ ngăn ngừa sự cố trượt ngã, giảm thiểu các nguy hiểm khác.

Lợi ích đối với nhân viên

• Tăng tính tự giác và trách nhiệm: Nhân viên phát triển tính thói quen ngăn nắp, sắp xếp vật dụng vào đúng vị trí, làm sạch và bảo dưỡng môi trường làm việc. Những thói quen này giúp tăng tính tự giác, trách nhiệm của nhân viên đối với công việc của mình.

• Tăng sự thoải mái và sáng tạo: Xây dựng một môi trường làm việc thoải mái còn giúp gia tăng tính sáng tạo của mỗi nhân viên.

Nội Dung Các Tiêu Chuẩn Trong Hệ Thống 5S

Sàng lọc (Sort)

Để bắt đầu sử dụng hệ thống 5S bạn cần thu thập hết tất cả các công cụ tay, công cụ điện, phụ kiện và hộp đựng. Sau đó, sắp xếp các công cụ thành ba danh mục là cần thiết, không cần thiết và và cần sửa chữa. Loại bỏ tất cả những công cụ không cần thiết khỏi không gian làm việc, chỉ giữ lại những công cụ cần và thiết bị cần thiết.

Tiếp theo đó, tập hợp những công cụ không cần thiết và gỡ bỏ chúng khỏi không gian làm việc. Để thực hiện bước này, cần quan sát và xác định những  vật dụng không cần thiết. Những vật dụng không cần thiết có thể được loại bỏ bằng cách lưu trữ trong kho, chuyển sang khu vực khác hoặc tái chế, vứt bỏ.

Nếu không đưa ra được quyết định loại bỏ hay giữ lại có thể tiến hành dán thẻ kiểm tra màu đỏ cho chúng. Vật dụng được gắn một tấm thẻ với thông tin về vị trí, chức năng, ngày dán thẻ và người dùng. 

Sau khoảng 1 đến 2 tháng thì quay lại kiểm tra vật dụng được dán thẻ. Nếu vẫn không được dùng đến, có thể tiến hành loại bỏ nó khỏi không gian làm việc.

Sắp xếp (Set In Order)

Sau khi đã loại bỏ những vật dụng không cần thiết, cần sắp xếp những vật dụng còn lại một cách hợp lý để gia tăng hiệu quả và sự tiện lợi trong công việc. Việc sắp xếp theo 5S cần được thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, đảm bảo tính tiện dụng, dễ dàng sử dụng và bảo trì. 

Có thể sử dụng các hộp đựng, kệ, hòm đựng dụng cụ, tủ và các hộp đụng khác để lưu trữ công cụ gọn gàng. Gắn nhãn mác để giúp việc xác định và tìm kiếm công cụ nhanh chóng.

Quá trình sắp xếp nên thực hiện theo nguyên tắc những vật thường dùng thì đề gần với người sử dụng, vật dụng nặng để ở phía dưới và vật nhẹ thì đặt ở trên. Tuy nhiên, cũng nên tùy chỉnh để đưa ra những phương án phù hợp nhất cho không gian làm việc.

Làm sạch (Shine) 

Sau khi đã xếp gọn các công cụ, thiết bị thì việc làm sạch và kiểm tra tất cả các thiết bị là rất quan trọng. Các công cụ và thiết bị nên được kiểm tra định kỳ và thay thế để đảm bảo chúng vẫn đang hoạt động tốt. Việc kiểm tra các công cụ thường xuyên giúp đảm bảo chúng vẫn đang được sử dụng đều đặn.

Ngoài ra, việc bảo dưỡng và làm sạch công cụ, thiết bị định kỳ giúp giảm thiểu nguy cơ tai nạn và kéo dài tuổi thọ của công cụ và thiết bị.

Chuẩn hóa (Standardize)

Việc tạo ra một quy trình chuẩn để giữ cho công cụ và thiết bị gọn gàng là rất quan trọng. Các quy chuẩn này nên được tuân thủ bởi tất cả mọi người làm việc trong khu vực đó để duy trì tính nhất quán và hiệu quả.

Bước này bao gồm tạo ra một bản ghi công cụ, thiết bị và thiết lập một hệ thống để theo dõi mục đích và vị trí của tất cả các công cụ trong kho lưu trữ của bạn.

Kỷ luật (Sustain)

Hãy biến hệ thống 5S trở thành một quá trình cải tiến liên tục. Bước này là duy trì những cải thiện đã thực hiện qua các bước trước đó bằng cách đào tạo nhân viên để đảm bảo họ luôn tuân thủ đúng các quy trình.

Tiến hành kiểm tra định kỳ để đảm bảo không gian làm việc vẫn luôn được tổ chức. Sự tham gia của nhân và đào tạo liên tục là rất quan trọng.

Vì Sao Hệ Thống 5S Được Áp Dụng Rộng Rãi

Hệ thống 5S đã trở nên vô cùng phổ biến vì nó tương thích với mọi ngành nghề, dịch vụ. Với cách thức dễ thực hiện và đem lại hiệu quả cao. Bởi vậy, không quá ngạc nhiên khi hệ thống 5S trở thành phương pháp phổ biến và áp dụng cho mọi ngành nghề hiện nay.

Thông thường, người Việt không có thói quen chọn lọc đồ cần thiết, sắp xếp đồ đạc ngăn nắp. Chính vì điều này đã tạo ra thói quen không tốt, làm không gian làm việc và sinh hoạt trở nên lộn xộn. Vì vậy phương pháp này giúp tối ưu những điều sau:

• Cải thiện môi trường làm việc trở nên sạch sẽ, tạo không gian thoải mái để làm việc.
• Nâng cao hiệu suất làm việc hiệu quả.
• Khi tìm kiếm đồ đạc cũng tiết kiệm thời gian hơn.
• Tạo điều kiện để mọi nhân viên được làm việc trong một môi trường sạch sẽ.
• Quá trình hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện hơn.
• Tránh lãng phí hàng hóa, trang thiết bị giúp nhân viên có thói quen nề nếp khi làm việc.
• Xây dựng được hình ảnh tốt đẹp cho công ty.

Ngoài ra, một số công ty hiện nay đang xây dựng hệ thống quản trị theo chất lượng ISO 9000 nên việc thực hiện phương pháp 5S là vô cùng cần thiết. 5S giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và cải tiến môi trường làm việc hiệu quả hơn.

Các Bước Triển Khai Hệ Thống 5S

Để triển khai hệ thống 5S chúng ta có những bước như sau:

Bước 1: Xây dựng kế hoạch và lộ trình thực hiện

Trước khi bắt đầu triển khai chương trình 5s cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo và các cấp quản lý phải tổ chức một cuộc họp để thảo luận và xây dựng kế hoạch một cách cụ thể nhằm đảm bảo việc áp dụng quy trình 5S được thực hiện hợp lý và hiệu quả. Điều này vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng đến cả một tổ chức.

Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ những thông tin về tiêu chuẩn 5S trong sản xuất, kinh doanh, định hướng, mục tiêu và nội dung của quy trình để nhân viên các cấp nắm rõ. Tránh tình trạng mơ hồ trong nội bộ doanh nghiệp và đảm bảo được sự thống nhất trong việc thực hiện quy trình 5S.

Khảo sát, thái độ và ý muốn của các nhân viên đối với việc áp dụng hệ thống 5S sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được các điều chỉnh phù hợp. Bởi quy trình 5S sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến thói quen và cảm nhận của nhân viên trong quá trình làm việc hằng ngày.

Bước 2: Đào tạo và hướng dẫn

Để đạt được hiệu quả trong quá trình thực hiện 5S, mỗi cá nhân tham gia phải nắm được cách thực hiện cùng ý nghĩa của quy trình này đối với bản thân và tổ chức. 

Để tạo được sử đồng thuận trong quá trình thực hiện 5S, cần đặt ra kết quả và mục tiêu cuối cùng. Ngoài ra, việc tập chung vào kết quả cũng giúp mọi người cùng quyết tâm hướng đến mục tiêu chung.

Cần nâng cao tinh thần thực hiện cùng nhau và giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai quy trình 5S. Cấp trên không nên đổ lỗi hay sai khiến hoặc ra lệnh cho các nhân viên. Việc này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Từ đó giúp tăng hiệu quả trong việc thực hiện chương trình 5S.

Bước 3: Tiến hành thực hiện quy trình 5S

• Sàng lọc (Sort): phân loại và loại bỏ những thứ không cần thiết, giữ lại và lưu trữ những thứ cần thiết.
• Sắp xếp (Set in Order): Sắp xếp các vật dụng cần thiết theo công dụng, đặt ở vị trí thuận tiện và có ghi chú rõ ràng để dễ dàng tìm kiếm.
• Làm sạch (Shine): giữ vệ sinh cho không gian làm việc và các dụng cụ sử dụng một cách tự giác và thường xuyên.
• Chuẩn hóa (Standardize): Đảm bảo các bước sàng lọc, sắp xếp và làm sạch được thực hiện đúng cách và liên tục bởi mọi thành viên trong một doanh nghiệp.
• Kỷ luật (Sustain): Tạo động lực cho tất cả các cá nhân trong doanh nghiệp hiểu rõ về lợi ích cũng như mục đích của việc áp dụng quy trình 5S, từ đó tự giác và sẵn sàng thực hiện các bước trong quy trình 5S mọi lúc mọi nơi

Bước 4: Đánh giá

Sau khi triển khai 5S, doanh nghiệp cần tiếp tục cải tiến quy trình thông qua việc đánh giá kết quả đạt được. Từ kết quả này, sẽ xác định được những khía cạnh được thực hiện tốt, lấy đó làm tiêu chuẩn cho những lần thực hiện tiếp theo.

Bước 5: Duy trì thực hiện 

Duy trì việc thực hiện quy trình 5S là bước cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng. Để việc thực hiện thành thói quen của mỗi cá nhân và là một phần trong văn hóa của doanh nghiệp, cần tuyên dương những thành tích tốt đã đạt được và lấy đó làm động lực để duy trì việc thực hiện.

Đối chiếu kết quả được đặt ra với kết quả trong thực tế, đảm bảo thực hiện các bước trong hệ thống 5S đúng và đủ. Việc thực hiện các bước 5S cần phải được thực hiện một cách sẵn sàng và tự giác.

Những Lưu Ý Khi Triển Khai Hệ Thống 5S

Để có thể áp dụng hệ thống 5S thành công, cần phải lưu ý những điều sau:

1/ Cam kết từ phía lãnh đạo

• Hệ thống 5S cần sự cam kết và hỗ trợ từ phía lãnh đạo doanh nghiệp. Lãnh đạo cần tạo điều kiện về tài chính, nhân lực và thời gian để triển khai và duy trì hệ thống.
• Phía lãnh đạo cần phải gương mẫu thực hiện 5S để khuyến khích nhân viên tham gia.

2/ Tham gia của nhân viên

• Hệ thống 5S chỉ thành công khi có sự tham gia của nhân viên trong doanh nghiệp.
• Cần tổ chức tập huấn cho nhân viên về hệ thống 5S để họ hiểu rõ mục đích cũng như lợi ích và cách thực hiện 5S
• Luôn khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và sáng kiến để cải thiện hệ thống tốt và hiệu quả hơn.

3/ Lập kế hoạch chi tiết

• Cần phải lập kế hoạch triển khai chi tiết như xác định phạm vi ứng dụng, lập bảng thời gian biểu, giao từng nhiệm vụ cho mỗi cá nhân, chuẩn bị các nguồn lực cần thiết trong quá trình triển khai.

4/ Thực hiện từng bước

• Nên thực hiện hệ thống 5S từng bước một, bắt đầu từ những khu vực đơn giản trước.
• Sau khi thực hiện thành công ở một khu vực nhất định, có thể nhân rộng ra các khu vực khác.

5/ Duy trì liên tục

Hệ thống 5S không phải là chương trình một lần, mà cần phải được duy trì liên tục. Cần có các biện pháp để đảm bảo hệ thống được thực hiện hiệu quả, chẳng hạn như:

• Kiểm tra định kỳ.
• Đánh giá hiệu quả.
• Khen thưởng và động viên nhân viên.

6/ Phù hợp với thực tế

• Hệ thống 5S cần được áp dụng phù hợp với thực tế của từng doanh nghiệp. Cần linh hoạt điều chỉnh hệ thống đề phù hợp với nhu cầu và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.

7/ Sáng tạo

• Nên khuyến khích nhân viên sáng tạo trong việc áp dụng hệ thống 5S.
• Có thể áp dụng các công cụ hỗ trợ và phương pháp mới để nâng cao hiệu quả.

8/ Kiên trì

• Muốn áp dụng hệ thống 5S hiệu quả cần phải có sự kiên trì và nỗ lực của tất cả mọi người.
• Không nên nản lòng nếu gặp khó khăn trong quá trình triển khai.

Ngoài ra nữa, cũng cần phải lưu ý một vài điều sau:

• Hệ thống 5S phải được áp dụng đồng đồng bộ cho toàn doanh nghiệp.
• Cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận.
• Nên xây dựng văn hóa 5S cho doanh nghiệp.

Nêu tuân thủ đúng những lưu ý trên, hoàn toàn có thể áp dụng hệ thống 5S thành công và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Giải Đáp Những Câu Hỏi Thường Gặp Về Hệ Thống 5S

• Hệ thống 5S là Gì?

Hệ thống 5S là sắp xếp không để công việc có thể được thực hiện một cách tốt nhất, hiệu quả và an toàn. Hệ thống này tập trung vào việc đặt dụng cụ làm việc vào đúng vị trí của nó và giữ cho nơi làm việc ngăn nắp, sạch sẽ. 

• Lợi ích của việc áp dụng hệ thống 5S là gì?

Hệ thống 5S mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như nâng cao năng suất lao động, cải thiện chất lượng sản phẩm, giảm thiểu tai nạn lao động, tiết kiệm chi phí, nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên và rất nhiều lợi ích khác.

• Doanh nghiệp nào nên áp dụng hệ thống 5S?

Hệ thống 5S có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp từ sản xuất cho đến dịch vụ. Tuy nhiên, hệ thống 5S đặc biệt hiệu quả với các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động sản xuất phức tạp hoặc có nhiều nhân viên làm việc cùng lúc.

• Đối tượng nào cần tham gia vào việc triển khai hệ thống 5S?

Việc triển khai hệ thống 5S cần sự tham gia của tất cả mọi người trong doanh nghiệp từ ban lãnh đạo cho đến nhân viên các cấp.

Kết luận

Tóm lại, hệ thống 5S là công cụ quản lý đơn giản nhưng hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Việc áp dụng thành công hệ thống 5S có thể nâng cao hình ảnh doanh nghiệp chất lượng cuộc sống của mỗi cá nhân.

Bài viết trên là những thông tin về hệ thống 5S cũng như các bước thực hiện quy trình 5S mà tôi đã đem đến cho các bạn để có thể hiểu hơn về hệ thống 5S. Hy vọng bài viết này hữu ích đối với các bạn.

Xem thêm bài viết về tổng hợp các loại phụ kiện đường ống.